Hoe ga ik om met een medewerker die niet meer functioneert?
"Over een van mijn medewerkers ben ik niet zo tevreden. Gedurende de eerste 16 jaar dat ik hem in dienst heb, liep alles met hem op rolletjes. Het laatste jaar is daarin behoorlijk de klad gekomen. Hij laat kansen en mogelijkheden liggen, communiceert slecht waardoor regelmatig misverstanden ontstaan en doet er erg lang over om zijn werk af te krijgen. Onder andere heeft hij zijn targets niet gehaald. Ik heb daarover met hem proberen te praten, maar hij staat er niet open voor. De sfeer wordt er op die manier ook niet beter van. Ik heb hem al gesuggereerd dat zijn ambities misschien verder reiken dan bij mijn bedrijf en hem aangeboden eens met een loopbaanbegeleidingsb ureau te praten. Daarmee heeft hij nu een gesprek gehad. Veel voortvarendheid zit er niet in. Nu overweeg ik hem te ontslaan. Kunt u mij zeggen hoe ik hiermee het beste kan omgaan, zonder dat mij dat al te veel geld gaat kosten?"
Het lijkt zo eenvoudig. Het ontslaan van een medewerker die niet behoorlijk functioneert zou toch niet al te gecompliceerd moeten zijn. Op zichzelf is dat inderdaad niet moeilijk. Het lastige is dat u dit ontslagtraject grondig moet voorbereiden. De Kantonrechter stelt namelijk nogal hoge eisen aan u als werkgever aan de mate waarin u met uw medewerker de geconstateerde gebreken bespreekt en vastlegt. En vooral dient u aan te tonen dat verbetering ondanks deugdelijke begeleiding is uitgesloten. Het is voor de betrokken medewerker namelijk nogal wat als hij te horen krijgt dat hij zijn werk structureel niet goed doet. U zult daarom nogal veel moeite moeten doen om met behulp van het juiste bewijsmateriaal de rechter ervan te overtuigen dat het disfunctioneren gedurende langere tijd een serieus probleem is en dat u het ook grondig met uw medewerker heeft besproken.
Tijdig schriftelijk vastleggen
Eerst leggen we de geconstateerde gebreken onder de loep. Heeft u ze vastgelegd in periodieke functionerings- en beoordelingsverslagen? Zijn deze door uw medewerker besproken en heeft hij daarvan steeds een afschrift ontvangen? Indien dat alles
niet is gebeurd, sturen we u onmiddellijk terug met het huiswerk om deze verslaglegging gedurende ten minste het eerstkomende half jaar alsnog grondig te doen. De rechter wil namelijk in de eerste plaats bewijs zien dat u het disfunctioneren met uw medewerker grondig heeft geevalueerd en besproken. Voor veel medewerkers
komen tijdens een ontslagprocedure aanmerkingen over hun functioneren namelijk als donderslag bij heldere hemel. Veel werkgevers hebben de neiging om voor de lieve vrede het geconstateerde disfunctioneren heel voorzichtig over te brengen. Daarmee bereiken zij echter een averechts effect. De rechter verlangt daarom dat u het disfunctioneren aantoonbaar onomwonden, concreet, ondubbelzinnig, in duidelijke bewoordingen bespreekt, zodat uw medewerker vanaf het begin af aan duidelijk kan weten waaraan het bij hem schort en hij ruim de gelegenheid krijgt zich te verbeteren.
Vervolgens vragen we u welke klachten u concreet heeft over het functioneren van uw medewerker. Die klachten zullen namelijk voldoende concreet in de ogen van de rechter moeten zijn. Het constateren van een gebrek aan inzet, motivatie, initiatief of communicatie zal de rechter veel te vaag vinden. Het is daarentegen beter om aan te voeren dat objectief vast te stellen resultaten niet zijn behaald. Maar ook dan kunt u als werkgever niet volstaan met het stellen dat uw medewerker een omzetprognose of een andere target niet heeft behaald danwel dat het bedrijfsresultaat is gedaald of een budget is overschreden. Andere, buiten uw medewerker gelegen oorzaken van het niet halen van dergelijke streefdoelen dienen dan namelijk nadrukkelijk te zijn uitgesloten. Hierbij is te denken aan omzetcorrecties en valutaschommelingen. Evenmin kan de vaststelling dat de medewerker zich volgens het zogenoemde up or out systeem onvoldoende verder ontwikkelt geen grond zijn om tot disfunctioneren te concluderen, tenzij u dit van tevoren schriftelijk met uw medewerker overeen bent gekomen.
Voorts zullen we willen weten of u uw medewerker recent niet toevallig een extra beloning heeft toegekend. U zult namelijk niet de eerste prijzenswaardige werkgever zijn die een gebrekkig functionerende medewerker wilt stimuleren en motiveren door hem een salarisverhoging, bonus of promotie te geven. De rechter ziet dat al snel als een zogenoemde contra-indicatie, oftewel een daad waarmee u tegenover uw medewerker een tegenstrijdig signaal omtrent zijn functioneren heeft afgegeven. Konsekwent zijn is hier steeds het devies. Als u een gebrekkig functionerende medewerker wilt stimuleren, kunt u dat beter op een andere manier doen, zoals het aanbieden van extra (bij)scholing of begeleiding. Pas nadat de gewenste verbetering zichtbaar is geworden, past een beloning.
Streef eerst naar verbetering
Hiermee zijn we er nog niet. Want het vaststellen dat uw medewerker naar objectief meetbare maatstaven structureel niet goed functioneert, is nog maar het begin. Wetgever en rechter vinden namelijk dat op u als werkgever een zware zorgplicht rust om te streven naar verbetering van geconstateerde gebreken. Heeft u hieraan aantoonbaar voldoende tijd en aandacht besteed? Uiteraard dient uw medewerker bij indiensttreding voldoende tijd te hebben gehad om zich te ontpoppen. Hij moet deugdelijk zijn ingewerkt en zorgvuldig zijn begeleid. Daarmee houdt de zorgplicht voor begeleiding echter niet op. Zorgvuldige begeleiding en ondersteuning met gerichte maatregelen zijn hier steeds van belang, zoals het aanbieden van een cursus op het gebied waaraan het volgens u als werkgever schort. U zult kortom uw medewerker een redelijk kans en een redelijke tijd hebben moeten bieden om zich waar nodig te corrigeren.
Uw zorgplicht als werkgever houdt ook niet op als mocht blijken dat het functioneren van uw medewerker ondanks geboden begeleiding niet verbetert. Niet zelden verwachten rechters in dat geval dat u als werkgever voor de disfunctionerende medewerker op zoek gaat naar andere, beter passende werkzaamheden, het liefst binnen de eigen onderneming, maar ook buiten de onderneming. Hier komt dus het out placement bureau om de hoek kijken. Het is u in dat geval toegestaan eenzijdig een wijziging in de arbeidsovereenkomst door te voeren. Anderzijds dient uw medewerker dan natuurlijk wel de bereidheid uit te spreken die andere passende werkzaamheden uit te voeren. Als uw werknemer dat weigert, zal hij daarvoor in de ontslagprocedure uiteindelijk een hoge prijs kunnen betalen door slechts een lage of zelfs helemaal geen beeindigingsvergoeding toegewezen te krijgen.
Klachten eerst bespreken
Het zal duidelijk zijn dat het niet mogelijk is uw medewerker even snel "naar buiten te schrijven". Want zo zal een rechter daar tegen aan kunnen kijken Als u niet rustig alle beschreven stappen heeft doorlopen. De rechter wil namelijk voorkomen dat u als werkgever uw klachten achteraf in een ander perspectief plaatst dan aanvankelijk het geval was. Indien u serieuze, gerede klachten heeft over het functioneren van uw medewerker, verwacht de rechter dat u het initiatief neemt om dat onmiddellijk met hem te bespreken. Indien u uw klachten maar halfslachtig op het beloop laat en daarop eerst later, als de klachten echt de pan uitrijzen aan de orde stelt, loopt u de kans daarvoor tijdens de ontslagprocedure een hoge prijs te moeten betalen.
Een werknemer die ondanks de door u getroffen begeleidingsmaatregelen aantoonbaar veruit onvoldoende blijft functioneren, verdient blijkens vaste rechtspraak geen hoge beeindigingsvergoeding. Indien u het gesignaleerde structurele disfunctioneren van de medewerker echter niet zorgvuldig in overleg met de betrokken medewerker heeft vastgelegd, besproken en begeleid, is het daarentegen dringend af te raden op dat disfunctioneren een beroep te blijven doen. Vaste rechtspraak leert dat u als werkgever een buitengewoon hoge prijs zult kunnen betalen indien u in dit stappenplan steken heeft laten vallen. In dat geval zullen de door u geuite verwijten zich als een boomerang tegen u kunnen keren. Beroept u zich in dat geval liever op verstoorde arbeidsverhoudingen om te voorkomen dat u een hoger dan neutrale beeindigingsvergoeding kwijt bent. U ziet dat investeren in een gestructureerd functionerings- en beoordelingssysteem met opleidingsplan zich dubbel en dwars kan terugverdienen.
Tips:
- Bespreek klachten over het functioneren van uw medewerker onmiddellijk met hem;
- beoordeel het functioneren van uw medewerker zoveel mogelijk aan de hand van objectieve maatstaven en concrete voorbeelden;
- Leg die klachten daarna op zo kort mogelijke termijn vast in een functioneringsverslag;
- Bespreek en evalueer het (dis)functioneren met regelmaat;
- Stimuleer uw medewerker pas met een beloning nadat de verbeteringen zijn waargenomen;
- Motiveer uw disfunctionerende werknemer daarentegen door hem begeleiding aan te bieden, bijvoorbeeld door middel van een cursus en/of out placement.
