Vakantiedagen weigeren mag niet zomaar
"Mijn medewerkers zijn in deze periode weer druk bezig plannen te maken voor de invulling van hun komende zomervakanties. Binnenkort druppelen de vakantie-aanvragen weer binnen. Mijn bedrijf kent tijdens de zomervakantie geen algehele bedrijfssluiting. Het is van belang dat wij ook tijdens de zomerperiode voor onze klanten beschikbaar blijven. Niet alle medewerkers kunnen dus tegelijkertijd met vakantie. Hoe zit het ook alweer precies met het vaststellen van de vakantiedagen? Mag ik het opnemen van vakantiedagen zondermeer weigeren? Kan onze werkwijze door de juridische beugel dat voor toestemming een voor akkoord ondertekend vakantiebriefje vereist is?"
De wijze waarop werkgever en werknemer in goed onderling overleg het opnemen van vakantiedagen dienen vast te stellen, is geregeld in art. 7:638 van het Burgerlijk Wetboek. Daarin is als wettelijk uitgangspunt bepaald dat de werkgever de tijdstippen van aanvang en einde van de vakantie vaststelt "overeenkomstig de wensen van de werknemer". De werkgever mag de vakantie-aanvraag van de werknemer afwijzen in de situatie dat "gewichtige redenen zich daartegen verzetten". De wensen van de aanvragende werknemer staan dus voorop. Het is de werkgever die dient aan te tonen dat "gewichtige redenen" aan het opnemen van de gewenste vakantiedagen in de weg staan.
Gewichtige redenen
De vraag rijst dan welke redenen voldoende gewichtig zijn. De wetgever heeft daarover bij de totstandkoming van deze wetsbepaling tijdens de parlementaire toelichting een tipje van de sluier opgelicht: Het inwilligen van een verzoek om vakantie mag niet tot "ernstige" verstoring van de bedrijfsvoering leiden. "De gevolgen van de verstoring van de bedrijfsvoering zullen steeds moeten worden afgewogen tegen de gevolgen die het niet inwilligen van het verzoek om vakantie voor de werknemer heeft. Men kan hierbij bijvoorbeeld denken aan de situatie waarbij, in een seizoensbedrijf, werknemers hun vakantie willen opnemen tijdens de seizoekspiek of de situatie waarbij, in een klein bedrijf, het bedrijf gesloten zou moeten worden omdat niet in vervanging kan worden voorzien." Er is geen overvloedige rechtspraak bekend van gevallen die tot discussie hierover hebben geleid.
Terugkomend op uw vraag lijkt het er dus sterk op dat u uw medewerkers toestemming voor het opnemen van vakantiedagen mag weigeren omdat u tijdens de zomervakantie open wilt blijven. Ter versterking van uw positie verdient het aanbeveling dit bijzondere, jaarlijks terugkerend aspect van uw bedrijfsvoering tijdens een sollicitatiegesprek onder de aandacht van uw kandidaten te brengen. Wel moet u oppassen dat u niet stelselmatig elk jaar dezelfde medewerkers benadeelt. Verder moet u voorkomen dat u medewerkers stelselmatig weigert om snipperdagen op te nemen. Dergelijke stelselmatige weigeringen kunnen op den duur ongeloofwaardig worden als ze feitelijk leiden tot het dwingen van de werknemer om vakantiedagen over te sparen.
Schriftelijk afwijzen
De wijze waarop de werkgever gebonden raakt aan de door de werknemer voorgestelde vaststelling is voor de werkgever een juridische valkuil. De werkgever raakt namelijk eenvoudigweg al door niet te reageren gebonden aan de door de medewerker ingediende vakantie-aanvraag. Ook dat is wettelijk bepaald: "Indien de werkgever niet binnen twee weken nadat de werknemer zijn wensen schriftelijk heeft kenbaar gemaakt, schriftelijk aan de werknemer gewichtige redenen heeft aangevoerd, is de vakantie vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer." Dat betekent met andere woorden dat wettelijk gezien geen uitdrukkelijke instemming, bijvoorbeeld door middel van een handtekening voor akkoord van de werkgever vereist is. De werkgever die een vakantie-aanvraag langer dan twee weken op zijn bureau laat liggen, plaatst zich daarmee voor een voldongen feit. Ook een mondelinge afwijzing is strikt wettelijk gezien onvoldoende. Formeel dient u schriftelijk de vakantie-aanvraag af te wijzen.
Afwijkende afspraken
Dit wettelijk systeem geldt uitsluitend indien u binnen uw bedrijf geen andere afwijkende regeling overeen bent gekomen. U mag namelijk ervan afwijken "bij schriftelijke overeenkomst dan wel bij of krachtens collectieve arbeidsovereenkomst". Als u dus niet zo snel gebonden wilt raken aan de vakantie-aanvraag van uw medewerkers verdient het aanbeveling dat bij de indiensttreding in de schriftelijke, door beide partijen voor akkoord ondertekende arbeidsovereenkomst nadrukkelijk op te nemen. Ook kunt u in uw arbeidsreglement een bedrijfsvakantieregeling opnemen die afwijkt van de beschreven wettelijke regeling. Wel dient dan in de bij de indiensttreding voor akkoord ondertekende arbeidsovereenkomst nadrukkelijk de inhoud van het arbeidsreglement van toepassing te zijn verklaard. Mogelijk is ook dat voor u een CAO geldt waarin een afwijkende vakantieregeling is opgenomen.
Ontslag
De ultieme sanctie op het niet nakomen van afspraken is de werknemer (al dan niet op staande voet) te ontslaan. Die neiging zal zeker ook bestaan in de situatie waarin de werknemer toch op vakantie is gegaan ondanks uw onthouding van toestemming daartoe. Toch moet u met dergelijk ontslag voorzichtig zijn. Of dat ontslag stand zal kunnen houden, zal onder andere afhangen van het belang dat uw werknemer had bij het opnemen van de vakantie, zijn openstaande saldo aan vakantiedagen, de wijze waarop hij de aanvraag deed en of u die overeenkomstig de beschreven wettelijke of uw bedrijfsregeling heeft afgewezen, maar ook hoe uw medewerker voor het overige steeds heeft gefunctioneerd. Of een ontslag uiteindelijk stand zal kunnen houden, zal de rechter beoordelen aan de daarvoor geldende ontslagregels. Daarbij weegt de rechter de belangen van de werknemer bij handhaving van het dienstverband af tegen uw belang om het dienstverband te beëindigen. De mate waarin door het handelen van uw medewerker de arbeidsverhoudingen onherstelbaar zijn verstoord, zal daarbij dan een rol kunnen spelen.
TIPS
- Ga na of voor uw bedrijf een CAO geldt waarin een vakantieregeling is opgenomen;
- Stel voor uw bedrijf een interne vakantieregeling vast indien geen vakantieregeling in een CAO geldt;
- Leg daarin in afwijking van de wettelijke regeling nadrukkelijk vast dat uw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming voor het opnemen van vakantie is vereist;
- Bij het ontbreken van een interne of CAO-vakantieregeling: Maak uw afwijzing van een vakantie-aanvraag binnen twee weken schriftelijk met redengeving aan de aanvrager bekend;
- Wijs sollicitanten op hun aanwezigheidsplicht tijdens eventuele seizoenspieken;
- Voorkom dat uw weigeringen leiden tot het gedwongen opsparen van vakantiedagen;
- Wees desondanks voorzichtig met het ontslaan van medewerkers die zonder uw toestemming met vakantie gaan.
