Wanneer kan ik de aanvraag van mijn medewerker weigeren om zijn arbeidsduur te verminderen?
"Een van mijn medewerkers werkt net iets minder dan een jaar bij mij in een productieploeg. Ik ben met hem een arbeidsovereenkomst aangegaan voor 36 uur per week. Nu heeft hij mij een brief geschreven dat hij over 2 weken nog maar 24 uren per week komt werken. Ik heb wel eens gehoord van een wet die bepaalt dat ik aanvragen om aanpassing van de arbeidsduur in beginsel dien te honoreren. Als ik zijn aanvraag moet inwilligen brengt hij mijn bedrijf en het overige personeel echter in een onmogelijke situatie. Het liefste wijs ik zijn aanvraag dan ook af. Hoe kan ik hiermee het beste omgaan?"
Alhoewel de Wet Aanpassing Arbeidsduur met zoveel woorden bepaalt dat u als werkgever een aanvraag van uw medewerker om de arbeidsduur aan te passen dient te honoreren, is het niet onmogelijk om de aanvraag van uw medewerker af te wijzen. De wet staat op deze regel namelijk een belangwekkende uitzondering toe. Als de verzochte aanpassing vanwege aantoonbare zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen niet van u verwacht kan worden, mag u de aanvraag afwijzen. De vraag is echter wat de wetgever heeft bedoeld met "zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen". De rechters hebben daarover inmiddels meer helderheid geschapen. De hoogste tijd dus om deze rechtspraak op een rij te zetten en voor u te evalueren. Aan de hand van vijf tips lopen de mogelijkheden voor u langs.
1. Als kleine werkgever heeft u meer mogelijkheden
Omdat kleine werkgevers bij een dergelijke aanvraag eerder in dit soort bedrijfsorganisatorische problemen terecht zullen kunnen komen, is de wet nadrukkelijk niet van toepassing voor werkgevers met minder dan tien medewerkers. Als u zo'n kleine werkgever bent dan hoeft u de afwijzing van aanvraag dus niet uitvoerig te onderbouwen. Dat wil overigens niet zeggen dat u als kleine werkgever een aanvraag altijd kunt afwijzen. Mocht uw medewerker daadwerkelijk een zwaarwegend persoonlijk belang bij de aanpassing hebben dan zult u daarmee ook als kleine werkgever rekening moeten houden, maar dan op basis van de open norm van goed werkgeverschap. Bovendien verwacht de wetgever van een kleine werkgever dat deze een interne regeling opstelt voor het aanvragen met betrekking tot aanpassing van de arbeidsduur. Ook als u in de ogen van de wetgever een kleine werkgever bent, houd het hier dus niet voor u op.
2. Toets de aanvraag eerst aan de formele beperkingen
Voordat u toekomt aan een inhoudelijke beoordeling van de aanvraag is het verstandig te onderzoeken of de aanvraag van uw medewerker wel voldoet aan de formele eisen die de wetgever daaraan heeft verbonden. Uw medewerker dient op het moment van de door hem gewenste ingangsdatum namelijk ten minste een jaar voor u te hebben gewerkt. Eventuele elkaar opeenvolgende arbeidsperioden voor bepaalde tijd met tussenpozen van niet meer dan drie maanden dienen voor die berekening bij elkaar te worden samengeteld. Uw medewerker dient zijn aanvraag bovendien ten minste vier maanden voorafgaand aan de beoogde ingangsdatum van aanpassing schriftelijk bij u in te dienen. Kantonrechters hechten hier zwaar aan. Hij dient daarin ten slotte de gewenste ingangsdatum te vermelden, alsmede de gewenste spreiding van de uren. Uw medewerker hoeft zijn aanvraag echter niet inhoudelijk te motiveren.
3. Maak uw zwaarwegende belangen concreet en aantoonbaar
Pas als de aanvraag van uw medewerker aan deze formele eisen voldoet, komt u aan de inhoudelijke beoordeling van zijn aanvraag toe. U dient dan na te gaan of van uw zijde "zwaarwegende bedrijfs- en dienstbelangen" aan de inwilliging van de aanvraag in de weg staan. De wetgever heeft u al een klein beetje op weg geholpen wat onder "zwaarwegende bedrijfs- en dienstbelangen" onder andere kan worden verstaan. Daarvan zal in in ieder geval sprake zijn als de vermindering van arbeidsduur zal leiden tot ernstige problemen voor de bedrijfsvoering op het gebied van veiligheid of roostertechnische aard bij herbezetting van de vrijkomende uren. Of in het geval dat een verlangde vermeerdering van arbeidsduur wegens het niet voorhanden zijn van voldoende werk of ontoereikende formatieruimte zal leiden tot ernstige problemen van financiele of organisatorische aard.
Uit veel van de tot nu toe gepubliceerde rechterlijke uitspraken blijkt dat u als werkgever met name een goede kans maakt als u uw zwaarwegende bedrijfs- en dienstbelangen niet alleen uitvoerig weet te onderbouwen, maar bij voorkeur ook cijfermatig aantoont. Door werkgevers veelvuldig aangevoerde argumenten dat het moeizaam zal zijn voor de openvallende uren een ander te vinden en kostbaar is, worden door de meeste kantonrechters namelijk meestal gepareerd als zijnde te voorbarig, vooral als blijkt dat een dergelijke zoekpoging nog niet is ondernomen. Bij uitspraken waarin de kantonrechter oordeelde dat de werkgever het verzoek om aanpassing van de arbeidsduur terecht had afgewezen, betrof het meestal goed voorbereide werkgevers die, soms na een bezichtiging van de Kantonrechter aan het bedrijf, cijfermatig aan wisten te tonen dat de aanpassing zou leiden tot afname van betrokkenheid en aanzienlijk hogere productiekosten. Als u dan ook nog eens aan kunt tonen dat u serieus, maar tevergeefs heeft gezocht naar medewerkers die de openvallende uren kunnen invullen, stijgen uw kansen op een succesvolle afwijzing aanzienlijk.
4. Spreid zomogelijk de resterende arbeidsduur
Terwijl veel rechters enerzijds nogal zuinig lijken te zijn bij de erkenning dat zwaarwegende bedrijfs- en dienstbelangen zich tegen vermindering of vermeerdering van arbeidsduur verzetten, bieden ze u als werkgever anderzijds veel vrijheid bij het bepalen van de spreiding van de resterende arbeidsduur. Het staat u als werkgever namelijk vrij de voorgestelde spreiding van de resterende uren te wijzigen indien u daarbij een redelijk belang heeft. De wens van de medewerker om ondanks de verlangde vermindering van arbeidsuren ook nog eens op vaste dagen te blijven werken, moet daarom meestal wijken ten gunste van uw belang als werkgever bij bijvoorbeeld zoveel mogelijk spreiding. De kennelijke gedachte erachter is dat uw medewerker bij de door hem gewenste aanpassing van zijn arbeidsduur geruggesteund door de wet weliswaar enige flexibiliteit van u als werkgever mag verlangen, maar dat die medewerker zich in ruil daarvoor flexibel dient op stellen bij de spreiding van zijn resterende arbeidsduur vanwege de beperkte mogelijkheden voor u als werkgever om de openvallende uren in te vullen.
5. Wees op tijd met de afwijzing
Indien u na zorgvuldige afweging tot de conclusie komt dat zwaarwegende bedrijf- of dienstbelangen zich verzetten tegen de door uw medewerker verlangde aanpassing van diens arbeidsduur dan moet u nog even goed opletten. Vergeet dan namelijk niet die afwijzing ten minste een maand voor het door uw medewerker beoogde tijdstip van ingang van de aanpassing schriftelijk te beslissen. U moet weten dat als u dat niet op tijd doet de arbeidsduur automatisch overeenkomstig het verzoek van uw medewerker wordt aangepast. Als u wel op tijd bent geweest met uw afwijzende beslissing, maar uw medewerker zich er niet bij neer wenst te leggen, is het zinvol te weten dat uw medewerker u, desnoods in kort geding, kan dagvaarden voor de Kantonrechter. De kantonrechter zal dan uw afwijzing toetsen aan de wet zoals besproken. Als u uw huiswerk goed heeft gedaan, hoeft u de rechtszaak niet te vrezen.
