Aanspraak op vergoeding van buitengerechtelijke kosten beperkt
"Met een van mijn ex-medewerkers heb ik een slepend conflict. Ik heb nog een flink bedrag van hem te vorderen. Dat dreigt nu op een rechtszaak uit te lopen. Allerlei voorstellen van mijn advocaat draaien op niets uit. Mijn advocaat heeft de andere partij allerlei uitvoerige brieven met schikkingsvoorstellen geschreven en er zijn meerdere schikkingsbijeenkomsten geweest. Ondertussen lopen de rekeningen van mijn advocaat op. Het liefst wil ik naast de hoofdsom ook die kosten van mijn medewerker vorderen. Is dat mogelijk?"
Ja, het is mogelijk deze kosten van de andere partij te vorderen. Maar dan moet wel aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. Dat zal u niet verbazen. U moet er bovendien niet op rekenen dat de wederpartij u alle kosten die u heeft moeten maken, hoeft te vergoeden.
De kosten die u moet maken voorafgaande aan een procedure worden in juridisch jargon "buitengerechtelijke kosten" genoemd. Indien vast komt te staan dat de andere partij jegens u aansprakelijk is of jegens u toerekenbaar tekort is gekomen in de nakoming van zijn verplichtingen (ook wel wanprestatie genoemd), dient hij alle schade te vergoeden. Daaronder vallen uitdrukkelijk ook "redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte", aldus art. 6:96 lid 2 sub c van het Burgerlijk Wetboek. Het moet dan gaan om "redelijke kosten ter voorkoming of beperking van schade die als gevolg van de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid berust, mocht worden verwacht" en/of "redelijke kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid". Denk aan de kosten voor het moeten laten schrijven van uitvoerige brieven, het moeten inschakelen van externe adviseurs, het moeten laten verrichten van een onderzoek (bijvoorbeeld wegens fraude) en het moeten laten maken van ingewikkelde loon- en schadeberekeningen.
Proceskosten
De wetgever heeft nadrukkelijk de vergoeding voor de gemaakte "buitengerechtelijke kosten" onderscheiden van die voor de te maken proceskosten. Onder proceskosten worden namelijk verstaan de deurwaarderskosten voor het uitbrengen van de dagvaarding, het vast recht dat het rechtscollege in rekening brengt voor het aanhangig maken van de procedure, de kosten die eventuele getuigen hebben moeten maken om op een getuigenverhoor te verschijnen en de kosten van de optredende gemachtigde of procureur. De wet schrijft voor dat de partij die in het ongelijk wordt gesteld door de rechter in deze kosten dient te worden veroordeeld. De rechter hoeft geen proceskostenveroordeling toe te wijzen indien het proces is gevoerd tussen ruziënde familieleden. Ook is het ongebruikelijk om in zogenoemde verzoekschriftprocedures een proceskostenveroordeling uit te spreken, zoals die waarbij de rechter wordt verzocht de arbeidsovereenkomst te ontbinden.
Beperkte omvang
De wetgever heeft uitdrukkelijk bepaald dat tot het bedrag waartoe de verliezende partij in de proceskosten wordt veroordeeld tevens wordt gerekend "die ter voorbereiding van gedingstukken en ter instructie van de zaak". Daaronder wordt volgens de richtlijnen die rechters hanteren ondermeer verstaan het opstellen van de dagvaarding en het versturen van herhaalde sommatiebrieven. Een vordering terzake buitengerechtelijke kosten dient dan ook meer te omvatten dan de kosten die u moet maken voor het door uw advocaat laten opstellen van "een (eventueel herhaalde) sommatie, het enkel doen van een schikkingsvoorstel, het inwinnen van eenvoudige inlichtingen of het op gebruikelijke wijze samenstellen van het dossier".
De hoogte van de bedragen die de rechter terzake buitengerechtelijke kosten en proceskosten zal toewijzen is echter onderhevig aan beperkingen. Voor toewijzing van de gemaakte buitengerechtelijke kosten geldt namelijk bovendien de "dubbele redelijkheidstoets". Dat houdt in dat de rechter kritisch zal bezien of de gevorderde buitengerechtelijke kosten zowel in omvang van de verrichte werkzaamheden als gelet op de aard en het financiële belang van het geschil redelijk zijn en daarmee in verhouding staan. De rechter zal de omvang van deze schadepost matigen als deze een substantieel deel uitmaakt van het volledig gevorderde bedrag.
Liquidatietarief
Voor de berekening van de proceskosten voor het gemachtigden- of procureurssalaris hanteren rechters het zogenoemde liquidatietarief. Met behulp van een puntenstelsel worden de verrichte proceshandelingen bij elkaar opgeteld en vermenigvuldigd met een bedrag dat afhankelijk is van het financiële belang van de kwestie. Ook voor de berekening van de bewezen gemaakte buitengerechtelijke kosten hanteren rechters dit liquidatietarief. In de praktijk komt het erop neer dat een toewijzende proceskostenveroordeling minder dan de helft dekt van de daadwerkelijk gemaakte proceskosten.
In de dagelijkse praktijk van het arbeidsrecht blijken de meeste kantonrechters bereid te zijn een bescheiden bedrag toe te kennen voor gemaakte buitengerechtelijke kosten. Zij stellen hieraan echter wel hoge eisen alvorens daartoe over te gaan. De werkzaamheden waarvoor de kosten zijn gevorderd dienen meer te hebben omvat dan het in staat van dagvaarding brengen van de kwestie. De kosten dienen voorts te zijn gesteld en gespecificeerd en bij betwisting door de wederpartij te zijn bewezen. Voorts geldt uiteraard dat moet zijn vastgesteld dat de andere partij met zijn verplichtingen jegens u daadwerkelijk in gebreke is gebleven of jegens u onrechtmatig moet hebben gehandeld. De hoogte van het toe te wijzen bedrag kan blijkens de staffel die de kantonrechters hiervoor hanteren variëren van 37 euro in geval van een toegewezen hoofdsom van 250 euro inclusief gevorderde rente tot 5500 euro in geval van een toegewezen hoofdsom van meer dan 1 miljoen euro. Een vordering van 5000 euro kan een vergoeding voor buitengerechtelijke kosten opleveren van 600 euro. De gevorderde bedragen terzake de buitengerechtelijke kosten mogen worden verhoogd met de daarover verschuldigde BTW.
Verwerende partij
Tot voor kort meenden veel juristen dat de kosten voor buitengerechtelijk verrichte werkzaamheden alleen door de eisende partij konden worden gevorderd. Voor de verwerende partij bestaat namelijk op zichzelf geen juridische grondslag voor het vorderen van die buitengerechtelijke kosten. De Hoge Raad bevestigde in 1997 (NJ 1997, 651) nog eens dat procederen, ook als dat niet tot een gunstig resultaat leidt, op zichzelf niet als onrechtmatig aangemerkt kan worden. Desalniettemin kwam de Hoge Raad onlangs (NJ 2005, 216) tot een verrassende wending. De Hoge Raad oordeelde: "Dit een en ander is niet alleen van toepassing op degene die voldoening van een vordering verlangt, maar moet van overeenkomstige toepassing worden geacht op degene op wie een ander pretendeert een vordering te hebben en die buitengerechtelijke kosten van rechtsbijstand maakt teneinde zich tegen die vordering te verweren." Degene die zich in een gerechtelijke procedure moet verweren, heeft met andere woorden hetzelfde recht als de eisende partij om de gemaakte buitengerechtelijke kosten te vorderen. Dat biedt mogelijkheden voor werkgevers die zich met succes tegen gerechtelijke vorderingen van werknemers, zoals loonvorderingen, kunnen verweren.
Commentaar
Er bestaat veel maatschappelijke kritiek op de beperkte mogelijkheden waarop schuldeisers de door hen te maken buitengerechtelijke kosten van de andere partij vergoed kunnen krijgen. De maatschappij is door een overvloed aan regels ingewikkeld geworden. Velen klagen dat het bij een conflict bijna onontkomelijk is om juridisch advies in te winnen. Vooral als je achteraf in een procedure je vorderingen krijgt toegewezen, is het vaak zuur te moeten merken dat een belangrijk deel van de gemaakte kosten niet voor vergoeding in aanmerking komt, zelfs niet als ze van tevoren zijn bedongen, bijvoorbeeld in algemene voorwaarden.
De Vereniging van Incasso Advocaten (VIA) gaf opdracht aan een wetenschappelijke onderzoeker bij de rechtenfaculteit van de Universiteit van Amsterdam om over de huidige gang van zaken een pre-advies op te stellen. Dit werd gepubliceerd op haar jaarvergadering van 25 januari 2006. Hierin wordt de wetgever en de rechters ondermeer aanbevolen buitengerechtelijke kosten die van tevoren zijn bedongen alleen nog in uitzonderlijke gevallen te matigen, dat rechters minder rigide moeten omgaan met de door hen gehanteerde richtlijnen en te regelen dat de kosten van een procedure zoveel mogelijk moeten worden gedragen door degene die voor het voeren ervan verantwoordelijk is.
Een aanwezig parlementslid kondigde aan dat dit rapport aanleiding zal zijn om aan de minister van justitie kamervragen te stellen, namelijk of via te wijzigen wetgeving tegemoet kan worden gekomen aan de maatschappelijke roep vanuit het bedrijfsleven om de mogelijkheden tot vergoeding van buitengerechtelijke kosten te verruimen. Of daarnaast de rechters in het rapport aanleiding zullen zien hun interne richtlijn ("Rapport Voorwerk II") te herzien is op dit moment onduidelijk. Evenmin als de minister hebben zij daarover tot nu toe nog geen uitspraken gedaan.
